Datenschutzerklärung

Wir, die Wolfenbütteler Baugesellschaft mbH, Grüner Platz 24, 38302 Wolfenbüttel, Deutschland, Telefon: 05331/407-0, informieren Sie an dieser Stelle über die von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten bei der Nutzung des von uns bereitgestellten Kundenportals. Ebenso stellen wir für Sie zum Abruf im App Store oder bei Google Play die App „WoBau WF“ bereit über die Sie sich beim Kundenportal anmelden und diese nutzen können. Im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung der App verarbeiten wir personenbezogene Daten.

Neben der Möglichkeit der Kontaktaufnahme auf dem Postweg können Sie jederzeit auch über unser Kontaktformular mit uns in Verbindung treten.

Sie können unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Rechtsanwalt Nikolaus Bertermann, daspro GmbH, unter folgender Anschrift kontaktieren:
Kurfürstendamm 21 in 10719 Berlin. Bitte fügen Sie den Zusatz "z.Hd. Datenschutzbeauftragter" im Adressfeld ein.

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Informationen zu den typischen Datenverarbeitungen getrennt nach Betroffenengruppen für Sie zusammengestellt. Für bestimmte Datenverarbeitungen, die nur spezifische Gruppen betreffen, werden die Informationspflichten gesondert erfüllt.

Sofern im Text der Begriff "Daten" verwendet wird, sind jeweils allein personenbezogene Daten im Sinne der DS-GVO gemeint.
  1. Besucherinnen und Besucher der Website des Kundenportals und Nutzerinnen und Nutzer der App
  2. Nutzerinnen und Nutzer des Kundenportals
  3. Mieterinnen und Mieter
  4. Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Zufriedenheitsumfragen
  5. Allgemeine Angaben und Rechte der betroffenen Personen

1.    Besucherinnen und Besucher der Website des Kundenportals und Nutzerinnen und Nutzer der App

1.1  Server-Protokolldaten

Bei der Nutzung der Website des Kundenportals oder der App werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser bzw. durch die App technisch bedingt bestimmte Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Daten werden auf unserem Server gespeichert und verarbeitet.
 
  1. Wir verarbeiten die nachfolgend genannten Daten zum Zweck der Bereitstellung der von Ihnen aufgerufenen Inhalte der Website bzw. der App, zur Gewährleistung der Sicherheit der eingesetzten IT-Infrastruktur, zur Fehlerbehebung, zur Ermöglichung und Vereinfachung der Suche auf der Website und innerhalb der App und zur Verwaltung von Cookies. Eine Änderung der Zwecke ist nicht geplant.
  2. Die verarbeiteten Daten sind HTTP-Daten: Bei HTTP-Daten handelt es sich um Protokolldaten, die beim Aufruf der Website sowie der App über das Hypertext Transfer Protocol (Secure) (HTTP(S)) technisch bedingt anfallen: Hierzu zählen IP-Adresse, Typ und Version Ihres Internet-Browsers bzw. der verwendeten App, verwendetes Betriebssystem, die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite (Referrer URL), Datum und Uhrzeit des Abrufs. HTTP(S)-Daten fallen auch auf Servern von Dienstleistern an (z.B. bei Abruf von Drittinhalten).
  3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an dem Betrieb einer Internetpräsenz sowie der Betrieb einer App und dem Austausch mit Kommunikationspartnern gem. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.
  4. Die Daten werden automatisch durch den Browser des Besuchers der Website oder durch das Endgerät des Nutzers der App zur Verfügung gestellt.
  5. Empfänger der personenbezogenen Daten sind IT-Dienstleister, welche wir im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einsetzen.
  6. IP-Adressen werden spätestens nach 24 Stunden anonymisiert. Pseudonyme Nutzungsdaten werden jeweils nach Ablauf von vier Wochen gelöscht.
  7. Ohne Preisgabe personenbeziehbarer Daten wie z.B. der IP-Adresse ist die Nutzung der App und der Website des Kundenportals nicht möglich. Eine Kommunikation über die Website ohne Angaben von Daten ist technisch nicht möglich.

1.2   Technisch erforderliche Cookies

Wir setzen auf unserer Website Cookies ein. Cookies sind kleine Textdateien mit Informationen, die bei dem Besuch einer Website über den Browser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden können. Bei einem erneuten Aufruf der Website mit demselben Endgerät können die in Cookies gespeicherten Informationen ausgelesen und verarbeitet werden. Dabei nutzen wir Verarbeitungs- und Speicherfunktionen des Browsers Ihres Endgeräts und erheben Informationen aus dem Speicher des Browsers Ihres Endgeräts.

Wir unterscheiden im Aufbau unserer Datenschutzerklärung zwischen technisch erforderlichen Cookies und Statistik-Tools. Für die Funktion der Website technisch erforderliche Cookies können über die Cookie-Verwaltungsfunktion dieser Website nicht deaktiviert werden. Sie können Cookies aber jederzeit generell in Ihrem Browser deaktivieren. Verschiedene Browser bieten unterschiedliche Wege, um die Cookie-Einstellungen im Browser zu konfigurieren. Wir möchten Sie jedoch darauf hinweisen, dass möglicherweise einige Funktionen der Website nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß funktionieren, wenn Sie Cookies in Ihrem Browser generell deaktivieren.

a)    Cookies zur Steuerung der Cookies und des Hinweistexts

Wir setzen auf unserer Website Cookies zur Steuerung der Cookies und des Cookie Hinweistexts ein. Wir können dadurch ermöglichen, dass Sie nicht bei jedem erneuten Besuch der Website erneut den Cookie Hinweistext angezeigt bekommen, sondern Ihre entsprechenden Einstellungen gespeichert werden.
 
  1. Zwecke der Datenverarbeitung sind die Steuerung des Ausspielens von Cookies auf unserer Website sowie die Darstellung des Cookie Hinweistexts. Eine Änderung der Zwecke ist nicht geplant.
    Die verarbeiteten Daten sind:
    • HTTP-Daten:
      Hierbei handelt es sich um Protokolldaten, die über das Hypertext Transfer Protocol (Secure) (HTTP(S)) technisch bedingt anfallen: Hierzu zählen IP-Adresse, Typ und Version Ihres Internet-Browsers, verwendetes Betriebssystem, die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite (Referrer URL), Datum und Uhrzeit des Abrufs.
    • Daten zur Anzeige des Cookietexts:
      Es werden Daten darüber verarbeitet, ob dem konkreten Nutzer der Cookie Hinweistext bereits angezeigt wurde.
  2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO an der einfachen und zuverlässigen Steuerung von Cookies und der rechtskonformen Darstellung des Cookie Hinweistextes.
  3. Die Daten werden automatisch durch den Browser des Nutzers zur Verfügung gestellt.
  4. Empfänger der personenbezogenen Daten sind IT-Dienstleister, welche wir im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einsetzen.
  5. Die Daten werden nach 360 Tagen gelöscht.
  6. Ohne Preisgabe personenbezogener Daten wie z.B. der IP-Adresse ist die Nutzung der Website nicht möglich. Eine Kommunikation über die Website ohne Angaben von Daten ist technisch nicht möglich.

b)    PHP Session und Websession

Wir setzen für das Kundenportal, auf welches Sie ebenfalls per App zugreifen können, PHP Session Cookies und Websession Cookies ein. Dies ermöglicht es uns, den Login Ihres Accounts beim Kundenportal und weitere individuelle Einstellungen für die Dauer Ihres Besuchs sowie der Nutzung der App zu speichern.
 
  1. Zweck der Datenverarbeitung ist die Ermöglichung des Logins für den Account des Kundenportals und nutzerindividuellen Einstellungen. Eine Änderung der Zwecke ist nicht geplant.
  2. Die verarbeiteten Daten sind Daten zum Account des Nutzers zur Anmeldung beim Kundenportal und Daten zu individuellen Einstellungen des Nutzers.
  3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO an der Bereitstellung der einzelnen Sessions für die Benutzer, einschließlich der Login-Funktion und nutzerindividuellen Einstellungen.
  4. Die Daten werden automatisch durch den Browser des Nutzers oder durch Eingabe des Nutzers zur Verfügung gestellt.
  5. Empfänger der personenbezogenen Daten sind IT-Dienstleister, welche wir im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einsetzen.
  6. Die Daten werden am Ende der Session gelöscht.
  7. Ohne Preisgabe personenbezogener Daten ist die Nutzung des Kundenportals und der App nicht möglich. Eine Kommunikation über die Website ohne Angabe von Daten ist technisch nicht möglich.

2.    Nutzerinnen und Nutzer des Kundenportals
 
  1. Wenn Sie sich gegebenenfalls über die App für das Kundenportal registrieren, verarbeiten wir Ihre Daten zum Zweck, Ihnen die Nutzung des Kundenportals gegebenenfalls über die App zu ermöglichen, über das Sie Ihre Vertrags- und Abrechnungsdaten einsehen und die Servicefunktionen des Kundenportals nutzen können. Eine Änderung dieser Zwecke ist nicht geplant.
  2. Die verarbeiteten Daten sind:
    • Registrierungsdaten
      Wenn Sie sich für das Kundenportal registrieren, verarbeiten wir den von Ihnen angegebenen Nutzernamen und das gewählte Passwort, um Ihre Zugangsberechtigung zum Kundenportal zu überprüfen.
    • Mieterdaten
      Die zu Ihrem Mieterkonto zugeordneten Vertrags- und Abrechnungsdaten nutzen wir, um Ihnen diese über das Kundenportal zugänglich zu machen und Ihnen die Nutzung der Services über das Kundenportal wie z.B. die Änderung Ihrer Kontaktdaten zu ermöglichen. Wenn Sie uns über das Kundenportal ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen, verarbeiten wir Ihre Daten, zur Abwicklung Ihrer Mietzahlungen.
    • Nutzungsdaten
      Darüber hinaus verarbeiten wir alle Daten die Sie bei Nutzung der Services über das Kundenportal z.B. beim Abruf von Daten, bei der Änderung von Kontakt- und Vertragsdaten und bei Anfragen übermitteln, sowie die Zeitpunkte der Eingaben und Anfragen.
  3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Durchführung Ihres Mietvertrags und Vertrags über die Nutzung des Kundenportals) sowie Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (gesetzliche Pflicht).
  4. Empfänger der Daten aus erteilten Lastschriftmandaten und anderweitig übermittelter Kontodaten können Banken sein für die Abwicklung von Zahlungen im Rahmen Ihres Mietverhältnisses. Behörden und Ämter können im Rahmen ihrer Aufgaben Empfänger sein, soweit wir zur Übermittlung von Daten verpflichtet oder berechtigt sind. Wir setzen Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.
  5. Ihre Registrierungsdaten werden gelöscht, wenn Sie Ihren Kundenportal-Account über das Kundenportal oder die App löschen oder das Kundenportal für länger als drei Jahre nicht nutzen. Sämtliche vertrags- und buchungsrelevanten Daten werden gemäß steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen für die Dauer von zehn Kalenderjahren nach Vertragsende gespeichert. Gerichtliche Titel werden für 30 Kalenderjahre aufbewahrt, sofern die Forderung nicht vorher getilgt wird.
  6. Ohne Angabe von Daten ist die Nutzung des Kundenportals oder der App nicht möglich.

3.    Mieterinnen und Mieter
 
  1. Wir verarbeiten Ihre Daten einschließlich der über die App im Kundenportal bereitgestellten Daten zum Zwecke der Durchführung des Mietverhältnisses, zur Verwaltung, laufenden Pflege und Entwicklung der Immobilien sowie zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Eine etwaige Übermittlung an Grundversorger erfolgt ausschließlich zum Zwecke der Grundversorgung. Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem zur Ermittlung von Vergleichsmieten und zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Miethöhe. Die Daten aus der Messung Ihres Energieverbrauchs verarbeiten wir zur Abrechnung der Kosten sowie der Bereitstellung von Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen. Sofern an Miet- oder Verwaltungsgebäuden eine Videoüberwachung stattfindet, sind Zwecke der Verarbeitung die Wahrung des Hausrechts sowie die Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten. Eine Änderung dieser Zwecke ist nicht geplant.
  2. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Mietvertrag) sowie Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (gesetzliche Pflichten). Rechtsgrundlage für die Übermittlung Ihrer Daten an den oder die Grundversorger ist entweder Ihre Einwilligung (Artikel. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO), wenn Sie diese erteilen, oder das berechtigte Interesse des Grundversorgers (Artikel. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO), wenn Sie nicht binnen der gesetzlichen Frist einen Vertrag mit einem anderen Anbieter abschließen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zum Zweck der Abrechnung Ihres Energieverbrauchs ist unsere gesetzliche Pflicht zur verbrauchsabhängigen Erfassung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 4 HeizkostenV Bei der Prüfung, Durchsetzung oder Abweisung von Ansprüchen ist Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse, nämlich Durchsetzung von Ansprüchen oder Verteidigung gegen Ansprüche). Die Übermittlung von Daten an Mieter von Vergleichswohnungen zur Begründung von Mieterhöhungsverlangen erfolgt gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse an der Begründung des Mieterhöhungsverlangens).
  3. Empfänger von Daten können Banken sein für die Abwicklung von Zahlungen. Behörden und Ämter können im Rahmen ihrer Aufgaben Empfänger sein, soweit wir zur Übermittlung von Daten verpflichtet oder berechtigt sind. Bei Einzug erfolgt einmalig einer Übermittlung der Mieterdaten (Name, Anschrift) an den örtlichen Grundversorger. Ferner können im Einzelfall Daten an Inkassodienstleister, Rechtsanwälte und Gerichte übermittelt werden. Zur Begründung von Mieterhöhungsverlangen können Daten an Mieter von Vergleichswohnungen übermittelt werden. Wir setzen ferner im Wege der Auftragsverarbeitung Dienstleister bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.
  4. Sämtliche vertrags- und buchungsrelevanten Daten werden gemäß steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen für die Dauer von zehn Kalenderjahren nach Vertragsende gespeichert. Gerichtliche Titel werden für 30 Kalenderjahre aufbewahrt, sofern die Forderung nicht vorher getilgt wird. Aufzeichnungen von Videoüberwachungsanlagen werden regelmäßig nach 72 Stunden durch Überschreiben gelöscht, sobald die Zwecke der Verarbeitung eine Speicherung nicht mehr erfordern.
  5. Die Angabe von Daten ist für Mieterinnen und Mieter sowohl gesetzlich als auch vertraglich verpflichtend. Ohne Angabe von Daten kann das Mietverhältnis nicht begründet und durchgeführt werden.

4.    Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Zufriedenheitsumfragen
 
  1. Wenn Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wir Ihre Daten zum Zwecke der Durchführung der Zufriedenheitsumfragen an denen Sie über das Kundenportal auch über die App teilnehmen können und zur Auswertung der jeweiligen Ergebnisse. Eine Änderung der Zwecke ist nicht geplant.
  2. Verarbeitete Daten sind Name (wenn angegeben), Umfrageinhalte, Zeitstempel der Teilnahme sowie technische Metadaten der Teilnahme.
  3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zur Durchführung und Auswertung von Zufriedenheitsumfragen, ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO (Einwilligung). Sie können die erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht.
  4. Die Daten werden aktiv vom Betroffenen selbst zur Verfügung gestellt.
  5. Wir setzen Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Durchführung und Auswertung der Umfragen ein, darüber hinaus für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.
  6. Die Daten in Zusammenhang mit den Umfragen werden spätestens nach einem Jahr nach der Teilnahme an der Umfrage, gelöscht oder vollständig anonymisiert.
  7. Die Teilnahme an Umfragen erfolgt freiwillig und ist nicht verpflichtend. Eine Nutzung sämtlicher Services ist auch ohne eine Teilnahme an diesen möglich.

5.    Allgemeine Angaben und Rechte der betroffenen Personen
 
  1. Eine Übermittlung von Daten in Drittländer findet nicht statt.
  2. Wir nutzen keine Verfahren automatisierter Einzelfallentscheidungen.
  3. Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir von Ihnen verarbeiten.
  4. Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung.
  5. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind.
  6. Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
  7. Sie haben das Recht gegen die Verarbeitung Widerspruch zu erheben, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt. Erfolgt die Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung, so können Sie der Verarbeitung unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
  8. Erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder im Rahmen eines Vertrages, so haben Sie ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.
  9. Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligungserklärung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die vor einem Widerruf durchgeführte Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.
  10. Sie haben außerdem jederzeit das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung unter Verstoß gegen geltendes Recht erfolgt ist.


Stand: Februar 2023